Die Analyse der Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsprozessdaten sowie deren Nutzungsformen wird in folgenden beschrieben und umfasst alle Aspekte die in einem Anforderungsworkshop bei dem Praxispartner aufgezeigt wurden.
Um das Vorgehen mit dem Umgang mit Geschäftsprozessdaten zu verstehen, erfolgt die Analyse anhand des Beispiels der Auftragsbearbeitung und -abfertigung bei dem Praxispartner FOX Courier. Es wird der Ablauf eines Lieferauftrages untersucht.
Der erste Schritt ist hierbei die Auftragsannahme und Erfassung der Auftragsdaten in der Logistiksoftware (Lavid Software), wobei die Daten auf dem unternehmensinternen Datenbankserver in eine ORACLE-Datenbank geschrieben werden. Dies erfolgt durch eine Anfrage über ein Telefonat, eine E-Mail, eine Text-Nachricht oder über eine Vereinbarung über eine Frachtenbörse. Dabei wird mit dem Auftraggeber ein Preis ausgehandelt für welchen das Unternehmen den Auftrag übernehmen würde und auf die Bestätigung des Auftrags gewartet, welcher nun nur als Anfrage gespeichert ist.
Nach Erstellung von Aufträgen werden diese tagesaktuell geplant, wobei jeder Auftrag einzeln geplant und keine Kombination oder Zusammenführung von Teilaufträgen geprüft und durchgeführt wird.
Diese Auftragsdisposition umfasst die Planung des Liefertages, des Fahrers und der Route, falls der Auftrag selber durchgeführt wird. Kann der Auftrag nicht selber bedient werden, wird ein Auslagern einer Teilstrecke oder des gesamten Auftrags über eine Frachtenbörse (z.B. Timocom) angestrebt.
Gibt der Unternehmer den Auftrag ab, stellt er hierbei die Lademenge und Lieferdaten (PLZ und Ort) in eine Frachtenbörse manuell ein. Anschließend gehen verschiedene Angebote von anderen Logistikern ein, die den Auftrag übernehmen möchten. Dies geschieht per E-Mail oder Telefon. Mit dem Spediteur, welcher einerseits das beste Angebot unterbreitet und welcher dem Unternehmen auch gut bekannt ist, geht nun dieses einen Vertrag für die Lieferübername ein. Mit diesem Vertrag werden dann weitere Daten freigegeben wie die Abholadresse und Anlieferadresse. Diese werden meist per E-Mail abgesendet. Einen weiter Möglichkeit zum Datenteilen, ist die Nachfrage bei bekannten Spediteuren per Mail, Telefon, Fax. Hierbei gibt auch die Möglichkeit das nur eine Teilstrecke abgegeben oder die Ware noch zwischengelagert wird, was aber in der bisherigen Software nur als Einzelaufträge abbildbar ist.
Wird der Auftrag vom Logistikunternehmen selbst gefahren, weist ein Mitarbeiter über die Logistiksoftware den Auftrag einen Fahrer und einem Fahrzeug zu. Hierbei erfolgt eine Planung von mehreren Aufträgen auf einer Tagesroute. Der nächste Schritt, auch Auftragsausführung genannt umfasst die Schritte Laden der Ware, Transport und Endladung sowie den Ankunftsbestätigung der Ware. Hierbei kann der Unternehmer über eine Weboberfläche von WebFleet die aktuelle Position seiner eigenen Fahrzeuge nachvollziehen, aber der Lieferstatus wird dort nicht erfasst. Zum Beispiel ob die Ware schon aufgeladen ist oder der Fahrer noch warten muss. Dabei erfolgen oftmals auch telefonische oder elektronische Anfragen des Zielkunden, falls die Ware etwas verspätet ist. Eine Freigabe bzw. Übermittlung der ungefähren aktuellen Position erfolgt dabei nicht direkt auf einer Karte, sondern nur per Telefon oder E-Mail.
Ist die Ware angekommen wird von den Zielkunden eine Unterschrift für den Warenerhalt benötigt auf einen extra Formular. Eine Übertragung dieser Bestätigung an die Zentrale erfolgt dann wieder per E-Mail, welches diese ausdruckt und den anderen Frachtpapieren zuordnet.
Nach Beendigung einer Auftragsauslieferung erfolgt die Auftragsabrechnung. Hierbei werden die Buchungen auf dem Konto nachvollzogen und falls alles vollständig ist, der Auftrag in der Logistiksoftware als erledigt markiert und in das Archiv verschoben.
Abbildung 1: Prozess Auftragsbearbeitung Ist-Zustand
Für die Monatsabrechnung und Jahresabrechnung für die Steuer werden die benötigten Daten aus der Logistiksoftware jeweils in das DATEV hochgeladen wo der Steuerberater dann die Betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen kann.
Wie aus dem beschriebenen Anwendungsfalls zu sehen, erfolgen viele der Arbeitsschritte manuell und nicht automatisiert. Ein weiterer wichtiger Punkt, ist das die eigene Datenhaltung und das Datenteilen in komplett getrennten Systemen erfolgt und eine Übernahme in das jeweils andere System nur händisch ungesetzt wird.
Was auch auffällt, ist dass die Daten von der Datenbank A in die der Frachtenbörse kopiert werden, siehe Abbildung 1 Prozess Auftragsbearbeitung Ist-Zustand. Somit besteht das Problem, dass die Daten sich nicht mehr unter der Kontrolle des Datengebers befinden und dieser nicht weiß für welche Analysen und Auswertungen die Frachtenbörse die Daten nutzt oder diese weiterverkauft.
Des Weiteren besteht das Problem, das die Erfassung, Ablage und Speicherung der Daten in den gewachsenen Softwaresystemen und Lösungen mit Dateienablagen nicht DSGVO konform ist, was es zu lösen gilt.
Dazu kommt das Problem, dass nur gebündelte Aufträge betrachtet werden können und nicht in Echtzeit ein Auftrag angenommen und geplant werden kann, wie es über die TRANSIT-Plattform stattfinden kann, siehe Abbildung 2.
Abbildung 2: Prozess Auftragsbearbeitung Soll-Zustand